Formula to pull names based on 2 columns

[SGustaveson]

I am making score sheets for rodeo kids pulled from the sign-up sheet. I need to pull the first then last name of the kids in different age groups based on which days they will compete. I would like to do this automatically, so we are not doing this by hand every event. The selections remain the same every rodeo as they are in a google form that we export into an excel. I would like to save the file in the same name as the file before so that the formula's remain the same on the score sheets, it is just different data pulled in.

Sign-up Sheet Options below

First name	Last Name	Barrel Racing	Days you are competing
Bella	Smith	Tiny Tot	Saturday only
Suzie	Hanes	Tiny Tot	Both days
Jennifer	Reha	Tiny Tot	Both days
Sara	Pike	Senior, Open	Both days
Kinzy	Roose	Senior, Open	Both days
Katie	Rubin	Senior	Sunday only
Fallon	Plath	Senior	Both days
Emma	Smith	Novice, Open	Both days
Avery	Hanes	Novice, Open	Saturday only

Score sheets are separated by day and by age group.

Tiny Tot - Saturday

First	Last	Time Ran (This is written in by hand at the rodeo)
Bella	Smith
Suzie	Hanes
Jennifer	Reha

Tiny Tot - Sunday

First	Last	Time Ran (This is written in by hand at the rodeo)
Suzie	Smith
Jennifer	Reha

You can see that Bella Smith is not on the Sunday Score sheet as she is not running. I can use the filter formula to pull all the names that say Tiny tot easily enough but struggle with the fact that not all of them will always be running.

Additionally, the other categories have the option to run in 2 categories if they want to. It pulls them in as Senior, Open instead of 2 different lines or different rows. I would like to learn these formulas and understand how they are functioning. Additionally, I have the option to change the sign-up sheets if you see a different way to categorize these so that it is easier in a formula. I thought about changing the days to 2 different selections where then it would be sat and Sunday presented in different columns and an N/A for those that are not selected.

I would love to meet with someone on Microsoft teams to go through this if that is an option as well!

 

[shamimarita]

Hello SGustaveson,

Hi there! You're doing a great job organizing the score sheets, and automating this in Excel is doable and can save tons of time!

To make your process smoother and formulas more reliable, I highly recommend updating the sign-up sheet format just a bit. Specifically:

Split the "Days you are competing" into two columns: Saturday and Sunday, marked as "Yes" or left blank.

Split multi-category events like "Senior, Open" into two columns too: e.g., Senior, Open.

Once that’s set up, you can use the FILTER function (if using Excel 365/2021) to pull the names dynamically into your score sheets based on both category and day.
For example:
=FILTER(SignUp!A2:B100, (SignUp!C2:C100="Tiny Tot")*(SignUp!D2100="Yes"))
That pulls the first and last names of all Tiny Tot kids running on Saturday.

If you're open to sharing a sample sheet, I can help you write the exact formulas based on your setup. Also, using named ranges and saving over the previous file (as you mentioned) is a great idea to keep your score sheets auto-updating with fresh data.

 

[CHATgptTUnelGog PRO]

Повышайте эффективность работы с GPTunnel — ваш прямой мост к искусственному интеллекту! https://gptunnel.ru/?ref=ru

Представляем GPTunnel.ru — надежный сервис для доступа к передовым нейросетям
Устали от ограничений и блокировок, мешающих вашему бизнесу развиваться в цифровую эпоху? GPTunnel.ru предлагает простое и элегантное решение для использования самых продвинутых технологий искусственного интеллекта без дополнительных сложностей!

Что вы получаете с GPTunnel ru?

— Стабильный доступ к ведущим нейросетям — работайте с ChatGPT, Midjourney, Claude и другими AI-инструментами без перебоев
— Полная доступность в России — сервис официально работает на территории РФ без каких-либо ограничений
— Удобная оплата российскими картами — принимаем карты МИР, Visa и Mastercard российских банков
— Экономия времени и ресурсов — никаких технических настроек или дополнительного оборудования
— Масштабируемое решение — подходит как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных компаний
— Безопасность и конфиденциальность — ваши данные под надежной защитой

Кому необходим GPTunnel?
— Маркетологам и копирайтерам — для создания качественного контента
— Аналитикам и исследователям — для обработки массивов информации
— Предпринимателям — для оптимизации бизнес-процессов
— IT-специалистам — для ускорения разработки
— Дизайнерам — для быстрой генерации идей и визуальных концепций

Специальное предложение!
— Прямо сейчас получите 10% скидку на любой тарифный план по промокоду RU10

— Бонус для новых пользователей — бесплатный 3-дневный тестовый период для оценки всех возможностей сервиса

— Не упустите возможность вывести свой бизнес на новый уровень с помощью искусственного интеллекта!

Зарегистрироваться на GPTunnel: https://gptunnel.ru/?ref=ru Промокод: RU10 дает 10% скидку!

С GPTunnel.ru будущее технологий доступно вам уже сегодня — без ограничений, с российскими платежными методами и официальной поддержкой на русском языке!